Реєстрація на локації – це перша «жива» точка контакту гостя з вашою подією чи брендом. У сучасному світі з шаленим темпом, і цифровізацією кожен гість розраховує на зручну і просту процедуру реєстрації, де він отримає максимально позитивний досвід. Помилки на цьому етапі можуть зіпсувати враження від заходу ще до його початку, створити затори на вході та додати стресу команді.
Уявіть собі, що ви ідеально підготували зал, у вас дуже насичена і корисна програма, сильні і цікаві спікери, багато активностей від партнерів і подарунків, а ваші гості починають сипати негативними відгуками і обговорювати як все погано, ще до того як потрапили на локацію.
Давайте розглянемо які головні помилки допускають організатори при організації зони реєстрації:
Організаційні та логістичні помилки
- Ручний пошук у друкованих списках.
Використання паперових списків на заходах, де більше 50 — 100 учасників так чи інакше може призвести до краху всю подію. Бо реєстратор довго шукає прізвище на літеру «К», перепитує правопис, що миттєво створює чергу. Прізвища людей бувають дуже складними у написанні, хтось сказав його чітко і голосно, а хтось дуже тихенько і нерозбірливо. Тому навіть при невеликій кількості гостей черг не уникнути. А якщо мова йде про події у кілька сотень чи навіть тисяч гостей – то ручний пошук в друкованому списку це шлях в нікуди.
- Попередній друк та розкладання бейджів «по літерах»
Багато організаторів заздалегідь друкують усі бейджі та розкладають їх на столах за алфавітом. На практиці: гості приходять нерівномірними напливами. І якщо багато учасників прийшло одночасно, то реєстратори хаотично шукають потрібний пластик, знову і знову перекладають купу однакових карток, а він просто десь випав, або хтось переклав в інший бік. Значна частина бейджів при цьому губиться, і знайдуть їх вже коли будуть прибирати локацію. А якщо гості не поприходили – ці бейджі просто викидаються. Крім того, неможливо оперативно додати гостя, який зареєструвався в останній момент або видати нормальний бейдж тому чий загубився.
- Неправильний розрахунок кількості столів (потоків) реєстрації
На подію чекають 500 людей, а на вході стоїть лише два реєстратори. Навіть із сучасним софтом може виникнути черга просто через фізичну обмеженість людського ресурсу. Особливо якщо доїзд гостей на локацію централізований і вони всі зайдуть у двері одночасно. Або організатор не подумав, що у нього є окрема категорія ВІП гостей, і що для них треба створити пріоритетну стійку реєстрації, щоб особливий гість не стояв пів години в черзі разом з усіма.
Комунікаційні та людські помилки
- Непідготовлений персонал (волонтери)
На реєстрацію саджають волонтерів, яких погано проінструктували і вони більше думають про футболку, роздаткові матеріали і обід, ніж про роботу, яку треба виконати. Вони не знають, що робити, якщо «квиток не сканується», куди направляти VIP-гостей, де гардероб або туалет. Як результат – паніка та затримки. Якщо ви кличете на подію не професійних хостес, а волонтерів – вони теж чудово справляться зі своєю роботою, але перед цим потрібно ретельно з ними попрацювати і підготувати їх до будь яких ситуацій.
- Відсутність окремої стійки для «проблемних» випадків (Help Desk)
Якщо у гостя виникла проблема (немає в базі, компанія не оплатила рахунок, помилка в імені), реєстратор починає вирішувати це питання прямо на місці, повністю блокуючи всю чергу позаду цього гостя. І в результаті 1 проблемний гість здатен заблокувати потік реєстрації хвилин на 10, а то і більше.
- Погана навігація на локації
Гості заходять у будівлю і не розуміють, куди йти. Вони скупчуються при вході, створюючи штучний натовп ще до столів реєстрації. Бувають звісно зали де мало місця в фойє, воно має неправильну форму, або і взагалі вихід з ліфта на поверх ніяк не відмежовується від зали з доповідями. Але в більшості випадків неприємності виникають у організаторів, які не подумали про це завчасно і ніяк не спланували “шлях відвідувача”.
Технічні факапи
- Відсутність резервного каналу інтернету/електроживлення
Проблеми з електроживленням на локації – звична річ і про неї довго розказувати не варто. Крім того, будь-яка сучасна CRM чи чекін-система працює в хмарі. Якщо на локації зникає Wi-Fi, і у івент холу немає альтернативи – реєстрація повністю паралізується.
- Тестування обладнання в день події
Якщо організатор самостійно своїми силами організовує зону реєстрації, то часто буває так, що поки виставили всі стенди, налаштували презентації спікерів, і узгодили дії з кейтерингом – принтери бейджів, сканери та ноутбуки дістають із коробок за годину до відкриття дверей. Раптом з’ясовується, що закінчилася калібрувальна стрічка, не встановлені драйвери або розетки знаходяться за 10 метрів від столу. А хостес взагалі не знають як тим всим користуватись.
Золоте правило ідеального чекіну:
Процес від моменту, коли гість підійшов до стійки, до моменту, коли він отримав бейдж і пішов пити каву, не повинен перевищувати 15-20 секунд.
Якщо цей час більший – шукайте, на якому етапі з вищеперерахованих у вас є вузькі місця, і які треба виправити негайно. Не буває завдань, які неможливо вирішити, частіше всього це або недбальство – ніхто не подумав, що зона реєстрації це обличчя всієї події, або фантазії організатора зіграли злий жарт і замість покращити і спростити все лише ускладнилось.
Як організувати стійку реєстрації гостей на події, щоб уникнути вищезгаданих помилок:
Мінімізуємо організаційні помилки при чекіні гостей
- Використовуйте автоматизацію. Скан QR-коду займає 1-2 секунди, а пошук в електронній базі за першими літерами прізвища чи номером телефону – до 5 секунд. Це в десятки разів швидше ніж пошук очима в роздрукованому списку.
- Впроваджуйте технологію Print-on-Demand (друк на місці). Іменний стікер на бейдж друкується за 2-3 секунди лише тоді, коли гість реально переступив поріг і відсканував квиток. Якщо друкувати повноцінний бейдж на локації, час буде звісно ж більшим. Але в обох варіантах ви маєте однаковий бейдж для всіх, не потрібно шукати його в купі однокольорових карток, нічого не загубиться, можна передрукувати, якщо побачили помилку в написанні тексту і не потрібно витрачати час щоб звечора розкласти це все по алфавіту. Крім того гості, які зареєструвались вночі чи прямо вранці на стійці реєстрації, отримають такий самий бейдж, як і всі інші.
- Розраховуйте «пропускну здатність». Зазвичай на кожні 100-150 гостей має бути один менеджер реєстрації (або один термінал самореєстрації), якщо всі гості прибувають у пікову годину. Якщо гості приходять більш рівномірно впродовж дня, то кількість точок реєстрації може бути меншою. Якщо у вас є гості, яким треба особлива увага – виділяйте для них окреміу стійку реєстрації.
Як уникнути комунікаційних помилок та людського фактору при реєстрації гостей
- Якщо ви вирішили працювати з волонтерами, робіть з ними кілька зустрічей, проводьте інструктаж за день до події, детальну брифуйте по кожному питанню. У кожного реєстратора має бути чіткий скрипт та алгоритм дій для нестандартних ситуацій.
- Організуйте окрему зону Help Desk (Інфо-стійку). Якщо вирішення питання гостя займає більше 30 секунд, його ввічливо супроводжують до Help Desk, де окрема людина розбирається з проблемою, а основна лінія реєстрації продовжує швидко рухатися.
- Яскрава візуальна навігація (ролапи, вказівники на підлозі, цифрові екрани) має вести гостя від самого входу з вулиці безпосередньо до потрібної стійки (наприклад, окремо: «Реєстрація медіа», «VIP», «Загальний вхід»). Якщо зона реєстрації далеко від входу — поставте хостес, які будуть направляти гостя у правильний бік. Додатково одна людина може слідкувати за чергами на точках реєстрації і скеровувати гостей туди де менше людей.
Підготуйте все, щоб забути про технічні факапи в день реєстрації
Завчасно виясніть у локації можливі варіанти безперебійного електроживлення та резервного інтернету. Якщо локація цього не надає – самостійно забезпечте собі зарядні станції чи генератори на випадок відключень. Можна придбати 4G/5G роутери як резерв або старлінки.
Бажано, щоб сервіс чекіну мав офлайн-режим, який дозволяє сканувати квитки без доступу до мережі, а після відновлення зв’язку синхронізує дані з базою.
Монтаж та фінальний стрес-тест техніки («прогін» тестових квитків та друк тестових бейджів) мають відбуватися напередодні! Фінально можна ще раз за пару годин до початку чекіну. Але якщо ви замовили послуги спеціалізованого підрядника, то це буде вирішуватись на їх боці і вам не варто хвилюватись.
Як організувати бездоганний чекінг під ключ без стресу та черг з RegToEVENT
Найкращий спосіб застрахувати свій захід від усіх перелічених помилок – це довірити зону зустрічі гостей професіоналам. Наприклад, екосистема RegToEVENT допоможе організувати процес реєстрації учасників подій будь-якого масштабу на локації повністю «під ключ».
Як це працює:
- Незалежно від того як здійснювався продаж квитків вашим гостям, сервіс дозволяє акумулювати бази різних тікет платформ в одну.
- Якщо ж у вас є просто список гостей, то можна згенерувати для них унікальні QR квитки і автоматично розіслати на пошти та/або в СМС учасникам.
- Гість приходить на подію з квитком та показує його реєстратору.
- Реєстратор сканує квиток і миттєво на екрані з’являються дані гостя: ПІБ, компанія, тип квитка, наявність додаткових опцій і т.ін.
- Реєстратор запускає на друк іменний стікер або бейдж і вже через кілька секунд видає його гостю.
- Організатор в режимі реального часу бачить статистику скільки гостей вже на локації, і детально по категоріям квитків: кого, скільки.
- Після події завантажується детальний звіт з усіма відмітками використання квитків, вхід/вихід, якщо передбачалось таке сканування, відвідування окремих зон учасниками і т.д.
Організатору більше не потрібно перейматися про кілометрові черги, загублені бейджі, раптові збої інтернету чи не налаштована обладнання й софт. Усі технічні та логістичні нюанси – від попереднього стрес-тестування техніки до координації хостес та миттєвого друку бейджів на місці – беруть на себе досвідчені спеціалісти RegToEVENT. Ви фокусуєтесь на атмосфері та контенті події, а все решта може бути перекладено на підрядника.
